Objectifs

• Examiner le statut juridique de la copropriété
• Organiser les assemblées générales de copropriété
• Gérer le contentieux de la copropriété
• Assurer la gestion technique et travaux
• Assurer la gestion budgétaire de la copropriété

Participants

Nouveaux gestionnaires de copropriété

Prérequis

Aucun

Moyens pédagogiques

Acquisition des compétences opérationnelles par la pratique et l’expérimentation

Formation favorisant l’engagement du participant pour un meilleur ancrage des enseignements

Dynamique de groupe avec méthode active pour faire appel à la réflexion en alternance avec des apports théoriques en méthode affirmative.  

Ordinateurs, vidéo projecteur, paperboard, supports papier…  

Validation des acquis

Le parcours fera l’objet d’une évaluation des compétences pour évaluer les acquis du stagiaire en fin de formation

Programme

1.   Examiner le cadre juridique de la copropriété

Déterminer le statut de la copropriété

Textes qui régissent le statut

Panorama des dernières évolutions législatives et réglementaires (ordonnance du 30 octobre 2019) : quelles implications pratiques ?

Copropriété, ensemble immobilier

Autres statuts : ASL, AFUL, division en volume

Activité : identifier les implications pratiques des dernières réformes

Distinguer les lots de copropriété

Eléments constitutifs du lot de copropriété

Parties privatives

Parties communes

Étude de cas : à partir d’un règlement de copropriété, identifier ce qui relève des parties privatives ou des parties communes

Examiner le règlement de copropriété

Elément fondateur d’une copropriété

Contenu du règlement de copropriété

Portée et impact sur la gestion des copropriétés

Etude de cas : identifier les éléments indispensables d’un règlement de copropriété

Identifier les acteurs de la copropriété : copropriétaires, syndicat, conseil syndical, syndic et salariés du syndicat

Fonctionnement des différents organes

Rôles, pouvoirs et responsabilités respectifs

Nomination, mandat et missions du syndic

Contrat de syndic type

Cas pratique : analyser les missions de syndic

2.   Organiser les assemblées générales de copropriété

Préparer son année de gestion

Organiser et anticiper, être proactif

Analyser la copropriété : point comptable, recouvrement, travaux, etc.

Déterminer les besoins des copropriétés en concertation avec les conseils syndicaux

Etablir l’ordre du jour et planifier

Mise en situation : Lister les résolutions de bases d’une AG

Convoquer l’assemblée générale (AG)

Respecter la forme, les délais et le contenu de la convocation

Finaliser l’ordre du jour, ajuster le budget

Déterminer les majorités nécessaires

Rédiger la convocation

Quelques jours avant l’assemblée, préparer son dossier

Anticiper le climat probable de la réunion et les freins potentiels

Préparer une argumentation solide

Mise en situation : analyser les informations indispensables présentes sur une convocation

Suivre le déroulement de l’assemblée

Feuille de présence, gestion des pouvoirs

Situation du copropriétaire majoritaire

Désignation du bureau

Règles de majorité et vote des décisions

Gestion des arrivées et départs en cours d’assemblée

Rédaction du procès-verbal

Règles de notification et conservation des PV et annexes

Transmettre l’information, planifier l’exécution des décisions

Mise en situation : analyser un procès-verbal d’AG

Maîtriser les clés pour conduire l’AG

Manager pour ne pas subir

Gérer le temps et les débordements

Hiérarchiser et planifier les différents thèmes à débattre, se fixer des objectifs précis

Conclure l’assemblée

Retours d’expériences sur la gestion des débordements et contestations

3.   Gérer le contentieux de la copropriété

Agir face aux contestation d’assemblée ou de résolutions

Nullités découlant des questions de forme (de la convocation à la signification du PV)

Contestations liées aux majorités choisies

Délais pour agir

Étude de cas : analyser le processus d’annulation d’une résolution

Distinguer les actions en justice en copropriété

Du syndicat

Des tiers

Tribunal compétent

Habilitation du syndic

Mise en situation : à partir de l’analyse d’une situation donnée, identifier les pouvoirs du syndic à agir.

Gérer des copropriétés en difficulté

Rôle et obligations du syndic

Procédure de nomination d’un mandataire ad hoc

Administration provisoire

Mise en situation : définir le processus conduisant à la nomination d’un mandataire ad hoc

4.   Assurer la gestion technique et travaux

Distinguer la typologie de travaux

Travaux sur parties communes, sur parties privatives

Ce qui est inclus dans le budget ou est hors budget

Travaux d’entretien facultatifs, obligatoires

Travaux d’amélioration

Travaux d’économie d’énergie et de développement durable

Travaux urgents

Travaux réalisés par certains copropriétaires

Plan pluriannuel de travaux (Loi Climat et résilience)

Mise en situation : répondre du tac-au-tac à des copropriétaires sur les conditions d’exécution à la suite de diverses demandes d’intervention et de travaux

Lancer des travaux

Droits et obligations des copropriétaires

Majorités requises et conditions d’exécution

Financement des travaux

Constitution du dossier travaux

Cas pratique : définir le processus conduisant à la réalisation de gros travaux avec le maître d’œuvre

Suivre des travaux

Responsabilités du syndicat et du syndic

Contrôler les travaux

Assurer les travaux

Réception des travaux et décompte

Mise en situation : se repérer dans les garanties

Gérer des contrats de maintenance

Contrats obligatoires

Conditions de renouvellement

Suivi d’exécution

Mise en situation : définir le processus conduisant à la réalisation de gros travaux avec le maître d’œuvre

5.   Assurer la gestion budgétaire de la copropriété

Etablir le cadre de la gestion budgétaire

Gestion budgétaire depuis la loi SRU

Comptes du syndicat et comptes des copropriétaires

Parti pris d’une « vraie comptabilité » – comptabilité d’engagement

Généralisation de la gestion par provisions/régularisation

Plan pluriannuel de travaux et fonds de travaux

Mise en situation : calculer le taux optimal d’alimentation du fonds de travaux

Engager des dépenses

Dépenses soumises à consultation et mise en concurrence préalable

Contrôle des factures

Autres vérifications à faire

Mise en situation : analyse critique des dépenses au regard d’un budget

Gérer les charges du syndicat et leur répartition

Charges et produits hors provisions des copropriétaires

Principe de la répartition/régularisation immédiate, cas particulier des travaux

Prise en compte du préalable de l’approbation des comptes généraux

Types de répartition prescrits par la loi

Cas particulier des répartitions aux consommations

Cas particulier des imputations privatives

Traitement des factures litigieuses

Dépenses sur indemnité de sinistre

Dépenses liées au recouvrement

Suivre les autres opérations du syndicat

Achat-vente de parties communes >Indemnités d’assurance perçues pour les copropriétaires

Mise en situation : procéder à la régularisation/régularisation des charges

Fixer le budget de la copropriété

Objectifs du budget, support de calcul des provisions et outil de décision

Quand et comment le budget doit-il être préparé et voté ?

Quelles charges et quels produits dans le budget ?

Cas particulier du budget de chauffage

Mise en situation : établir le budget du chauffage collectif

Gérer la TRESORERIE : financement de la gestion et des travaux

Avances, réserves et fonds de travaux

Placement du fonds de travaux

Appels pour travaux votés en AG

Crédits copropriété

Subventions

Financement des accidents de la vie de la copropriété : financement d’un emploi exceptionnel ou imprévu, financement des impayés des copropriétaires

Mise en situation : identifier les besoins d’avance de trésorerie nécessaires

Procéder au recouvrement des charges de copropriété

Privilèges des syndicats des copropriétaires en matière de recouvrement

Phase précontentieuse : la recherche d’une solution, l’inscription d’hypothèque

Comprendre l’organisation judiciaire et les principales phases de la procédure

Que penser de l’injonction de payer ?

Faire exécuter un jugement : les saisies

Récupération des frais de l’action judiciaire

Mise en situation: que faire en cas de surendettement, de redressement ou liquidation, de décès du débiteur ?

Gérer des mutations de lots

Répondre au questionnaire du notaire et/ou établir l’état daté

Opposition du syndic et privilège immobilier spécial

Etude de cas : analyser un état daté

Approuver des comptes

Comptes du syndic et comptes de la copropriété

Règles comptables spécifiques et plan comptable

Comprendre et expliquer les états obligatoires

Obligation de justifier

Que faire en cas de refus d’approbation ?

Mise en situation :

Analyser des états 1 à 5 du décret du 14 mars 2005

Identifier les besoins de financement nécessaires au-delà de l’avance de trésorerie autorisée par le règlement de copropriété

Tarif

Sur mesure